U bent hier

Antwerpen - Verhuizing museumcollecties - Museum aan de Stroom

Thema:
geïntegreerde pestbestrijding, herinrichting, registratie en documentatie, verpakken en transport
Aard collectie:
volkskundig, maritiem, etnografisch
Doel:

Het overbrengen van de museumcollecties (samen ca. 350.000 objecten) vanuit de drie gesloten musea naar drie (nieuwe) depotlocaties en naar de museumopstelling in het MAS. De verhuizing werd aangegrepen om de registratie en verpakking van de verschillende collecties op punt te stellen.

Context:

Op 14 mei 2011 opende het MAS (Museum aan de Stroom) zijn deuren. Dit nieuwe museum op de Hanzestedenplaats in Antwerpen herbergt de collecties van het voormalige Volkskundemuseum, Nationaal Scheepvaartmuseum en Etnografisch Museum. De oude museumgebouwen sloten enkele jaren voor de opening van het nieuwe museum hun deuren om de inrichting van het MAS én de verhuizing van alle collecties voor te bereiden en uit te voeren.

Budget:
circa 1.500.000 euro (voorbereiding + inrichting depot + eigenlijke verhuizing)
Timing:
april 2008 tot juni 2011 (voorbereiding + eigenlijke verhuizing)
Aantal medewerkers:
15 tot 30 interne medewerkers
Externe hulp:
Een juridisch adviseur van een externe firma voor de opmaak van het bestek voor de Europese aanbesteding en de raamcontracten. Een ploeg van 6 arthandlers van een kunsttransportfirma, gedurende ongeveer 1 jaar tijdens de eigenlijke verhuizing.
Gebruikte richtlijnen of standaarden:
Er werden enkel interne richtlijnen gevolgd.
Concrete aanpak:

Het project had een looptijd van ongeveer 3 jaar en startte met de aanwerving van een verhuiscoördinator, die het project aanstuurde. Er werd voldoende voorbereidingstijd gepland voor de eigenlijke verhuizing. Voor de start van het verhuisproject was er al een voorbereidende inhaaloperatie voor de registratie van de collecties aan de gang.

Bij de start van het project werd in een spreadsheet een overzicht gemaakt van de te verhuizen collecties. Hierop stonden alle deelcollecties opgesomd, per depot of museumlocatie. Bij elke deelcollectie werd het aantal objecten geraamd, en kwamen verder aan bod: de stand van zaken van de registratie, de toekomstige depotlocatie, de gewenste opbergwijze, het (gewenste) type verpakking, de timing en personeelsinzet. Doel was snel een globaal overzicht van de totale werklast te krijgen. Op basis van deze Excellijst werd ook de personeelsinzet bepaald. Het overzicht gaf ook aan hoeveel depotruimte er (grofweg) nodig was en welke depotinfrastructuur.

Het project werd opgesplitst in onderdelen die qua timing sterk op elkaar ingrepen en in de werkvolgorde door elkaar liepen:

Registreren en fotograferen objecten

Voor elke collectie werd bepaald of de bestaande registratie voldeed of moest worden nagekeken of aangevuld. Daarnaast werd de inhaaloperatie voortgezet, waarbij telkens werd afgewogen of er individueel of in bulk moest worden geregistreerd (met het oog op de verhuizing). Er werden 3 tijdelijke medewerkers aangenomen om de lopende inhaaloperatie te versnellen. Zij werkten in een Excelsheet, die nadien werd nagekeken en in de Adlib-databank geïmporteerd. Tijdens de registratie werd telkens ook een werkfoto genomen van het object of de bulkobjecten. Wegens tijdsnood werden enkele collecties niet geregistreerd; zij kregen wel een tijdelijk verhuisnummer (en barcodelabel) zodat ze tijdens de verhuizing steeds te localiseren waren.

Barcodesysteem (implementatie en werking)

Gezien de omvang van de collecties en de de reeds bereikte registratiegraad werd ervoor gekozen om een systeem voor geautomatiseerd standplaatsbeheer te implementeren in de vorm van een barcodesysteem. (De barcode kreeg de voorkeur op de RFID.) Samen met Adlib werd een verhuismodule ontwikkeld die objecten, verpakkingen en standplaatsen aan elkaar koppelde. De implementatie bracht veel werk met zich mee. Er werden 2 barcodemedewerkers aangetrokken om dit vlot te laten lopen.

Een groot deel van de voorwerpen kreeg een barcodelabel omgebonden net als elke (tijdelijke) verpakking en alle standplaatsen (lade, legbord, tafel...) in de depot- en de werkruimtes. Hiervoor werden de museumsuppoosten en enkele jobstudenten ingezet, van nabij opgevolgd door de barcodemedewerkers. Deze laatsten zorgden ook voor ondersteuning tijdens de verhuizing zelf en voerden steekproeven uit.

Tijdens de verhuizing werd elk voorwerp aan een verpakking gekoppeld, verpakkingen werden vervolgens aan andere verpakkingen gekoppeld en elke verandering van standplaats werd gescand door de arthandlers en het eigen personeel. We maakten hiervoor gebruik van PDA's waarop de verhuismodule stond geïnstalleerd. Bij elke scan werd informatie in de Adlib-databank geschreven. Elke gescande actie werd zo genoteerd en was opvraagbaar. Hiertoe was elk lokaal voorzien van wifi.

Verpakken

Elk voorwerp werd permanent (voor in het depot) en/of tijdelijk (voor transport) verpakt. De permanente verpakking is steeds zuurvrij en/of inert. We maakten waar mogelijk gebruik van standaardmaten en -materialen (papier, karton en kunststof). De permanente verpakking werd bepaald met de verhuizing in het achterhoofd en was meestal ook geschikt als verpakking voor het transport. Voor het transport werden herbruikbare kunststoffen kratten en verhuiskussens aangekocht.

Om de aankoop van verpakkingsmateriaal vlot te laten verlopen werden verschillende raamcontracten afgesloten met leveranciers. Alle voorwerpen die permanent werden verpakt (en dus verpakt in depot werden weggezet), werden ingepakt door museummedewerkers of de overkoepelende dienst Collectiebeleid/Behoud en Beheer. Arthandlers van een externe firma pakten de voorwerpen in die 'bloot' in depot kwamen te staan voor het transport.

Transporteren

Een klein deel van het transport werd door medewerkers van de dienst Collectiebeleid uitgevoerd. Voor het grootste deel werd een beroep gedaan op een kunsttransportfirma. Hiervoor werd een Europese aanbesteding uitgeschreven. De Nederlandse arthandlers werkten met 2 vaste teams, waarbij 2 personen (met o.m. de projectleider) continu aanwezig waren. De arthandlers pakten voorwerpen in, scanden barcodes, verzorgden het eigenlijke transport, het uitladen, uitpakken en wegplaatsen in depot. Er was telkens een medewerker van het museum of de dienst Collectiebeleid aanwezig.

Inrichten depotruimtes

Er werden op 3 locaties nieuwe depotruimtes ingericht. In het Hessenhuis (zie depotfiche) werd de benedenverdieping tot depotruimte omgebouwd. Naast het plaatsen van nieuwe depotinfrastructuur dienden er ook werkzaamheden aan het gebouw te gebeuren met het oog op de (brand)veiligheid, wifi e.d. In het MAS werd op de 2de verdieping een (kijk)depot opgebouwd met nieuwe depotinfrastructuur. Het bestaande Centraal Depot werd uitgebreid. Hier werd de oude depotinfrastructuur zoveel mogelijk gerecupereerd. Dit depot werd daarom als laatste ingehuisd.

Overleg

Om alle onderdelen van het project mooi op elkaar af te stemmen (bv. het registreren gebeurde soms voor of soms tegelijk met het verpakken; er werd in één museum nog geregistreerd en verpakt terwijl er al was gestart met het verhuizen van andere collecties) werd er frequent vergaderd. Per museum zaten alle verhuismedewerkers (twee)wekelijks samen en werden alle werkzaamheden overlopen, de onderliggende gevolgen besproken en afspraken gemaakt. Daarnaast was er nog een beperkte ploeg die de verhuizing aanstuurde en ook regelmatig samenkwam. Met de transportfirma werd een wekelijks overleg ingepland om de werkzaamheden op te volgen. Daarnaast had de verhuiscoördinator dagelijks contact met de coördinator van de transportfirma.

 

Andere nuttige info:

Voor het project werd een projectteam opgericht, met medewerkers uit de musea (registratoren, depotmedewerkers en suppoosten) en uit de dienst Collectiebeleid (transportploeg, schrijnwerkers, restauratoren, registratoren e.d.). Sommigen werden fulltime ingezet, anderen wanneer nodig. Voor elke medewerker werd opgelijst welke taken deze zou/kon opnemen, na een gesprek met de verhuiscoördinator. Elke medewerker bleef op de hoogte van het complete project door de (twee)wekelijkse vergadering. De betrokkenheid was hierdoor groot.

Op alle locaties werden goed toegankelijke transitdepots ingericht. Hier kwamen de verpakte voorwerpen op pallets of rekken te staan, voor het vertrek uit de oude locatie en na aankomst op de nieuwe locatie. 

Alle objecten werden schimmel- en ongediertevrij naar hun nieuwe locatie overgebracht. Hiervoor werden een aantal stikstoftenten opgebouwd en voerden we ook enkele behandelingen met rookkaarsen uit.

Sommige objecten kregen voor hun verhuizing een noodzakelijke conserveringsbehandeling. Zonder deze behandeling was er bijvoorbeeld risico op de afschilfering van verflagen e.d.

Voor elk object en/of elke verpakking werd de toekomstige standplaats reeds voor de verhuizing vastgelegd en ingevoerd in Adlib, vaak tot op het niveau van het legbord in een bepaalde depotruimte. Alle legborden werden vooraf op de juiste hoogte gelegd. Dit was een zeer intensieve klus, die tijdens de verhuizing loonde. De arthandlers konden snel werken en geen enkel voorwerp bleef verweesd aan de kant staan. We merkten zo ook op tijd op dat er te weinig ruimte was ingepland voor tweedimensionaal werk en grote objecten.

Evaluatie:

De verhuizing is zeer goed verlopen. Alle objecten werden tijdig overgebracht, al moest het verhuisschema door externe factoren vaak worden aangepast. De eigen medewerkers en het kunsttransportteam wisten wat gedaan en waren zeer positief. Er was na de verhuizing vrij weinig nazorg nodig. Het voor de verhuizing geïmplementeerde barcodesysteem bleek van zeer grote waarde en blijft als collectiemanagementsysteem inzetbaar, ook in de nieuwe ruimtes.

Dankzij de lange voorbereidingsperiode zijn de meeste collecties ook geregistreerd en goed verpakt voor de opslag in depot. De verhuizing bleek dan ook een geschikt moment om de collecties voor de toekomst nog veiliger te stellen.

Aanbevelingen voor gelijkaardige projecten:
  • Wijs een projectteam en -verantwoordelijkeaan. Spreek duidelijk af wie de verhuizing aanstuurt.
    • Erken het belang van overleg om de verschillende facetten van de verhuizing in elkaar te laten klikken. De verhuiscoördinator overziet de hele operatie, maar ook de medewerkers moeten voldoende van elkaars werk op de hoogte zijn.
    • Werk indien mogelijk met een vast team. Vraag dit ook van de externe (kunst)transportfirma.
  • Plan voldoende voorbereidingstijd: de eigenlijke verhuizing zal hierdoor vlotter verlopen en de nazorg is minder groot.
    • Een tijdelijke bruikleen- en aanwervingsstop tjidens de voorbereiding en de eigenlijke verhuizing is aangewezen.
  • Plan voldoende transitruimte op de oude en nieuwe locaties en zorg ervoor dat de betrokken ruimtes goed toegankelijk zijn
  • Zet een planning uit, maar bereid je voor om deze flexibel te hanteren.
  • Werk voor niet-geregistreerde objecten met tijdelijke (verhuis)nummers. Zo weet je exact hoeveel voorwerpen je moet overbrengen en vind je ze later ook terug in het nieuwe depot.
  • De huurprijs van verpakkingsmateriaal bij transportfirma's kan hoog oplopen, zeker als de verhuizing lang duurt. Weeg af of het niet interessanter is om zelf degelijke, herbruikbare verhuiskratten, kussens en karren aan te kopen/te maken. Je kunt ze ook na de verhuizing nog inzetten.
  • Geef op de verpakkingen duidelijk aan welke verpakking men moet uitpakken en welke objecten verpakt in depot moeten worden weggezet.
  • Bekijk op voorhand welke objecten/collecties waar terecht moeten komen (toekomstige standplaatsen). Afhankelijk van de beschikbare tijd kun je dit al dan niet in de diepte uitwerken.

 

Contact:

Musea en Erfgoed Antwerpen, dienst Collectiebeleid/Behoud en Beheer, dirk.aerts@stad.antwerpen.be, 03 206 09 37 

Verhuiscoördinator (werkt nu als depotconsulent bij de provincie Oost-Vlaanderen): Annelies De Mey, annelies.de.mey@oost-vlaanderen.be, 09 267 72 51