U bent hier

Beernem - Verhuis provinciale landbouwcollectie Bulskampveld - provincie West-Vlaanderen

Thema:
registratie en documentatie, verpakken en transport
Aard collectie:
Agrarische collectie van ca. 1.450 erfgoedstukken, met focus op karren en wagens.
Doel:
De landbouwcollectie verhuizen van Beernem naar Zwevezele met inzet van een digitale standplaatsregistratie.
Context:

De provinciale landbouwcollectie Bulskampveld maakte tot 2014 deel uit van het Provinciaal Museum Bulskampveld, geopend in 1982 op het provinciedomein Lippensgoed-Bulskampveld in Beernem.

In de loop van 2015 en 2016 verhuisde de volledige collectie naar een opslagruimte in Zwevezele in het kader van de bevoegdheidsoverdracht van de Provincie West-Vlaanderen naar de Vlaamse overheid.

Budget:
Totaal: € 35.000 (inclusief 21% BTW), waaronder: transportkosten (€ 21.800), polyethyleen (PE) europaletten (€ 75/st.), hardware verhuismodule (€ 3.200), inrichting opslagruimte (€ 7.500) en toebehoren onderhoud (€ 1.000).
Timing:
Oktober 2015 - december 2016.
Aantal medewerkers:
Twee provinciale depotconsulenten.
Externe hulp:
Provinciale diensten (dienst accommodatie en groendienst); externe leveranciers (takeldiensten en verhuisfirma).
Concrete aanpak:

Stappenplan

  • Het registreren van de collectie door het Centrum Agrarische Geschiedenis (CAG) in de provinciale erfgoeddatabank (Adlib software van Erfgoedinzicht.be), in het kader van het project 'Agrarische erfgoedcollecties in West-Vlaanderen' (2014-2016)
  • Het berekenen van het volume van de collectie op basis van de maximale afmetingen (karren en wagens werden op schaal op millimeterpapier getekend)
  • Het in categorieën indelen van de collectie volgens formaat: handwerktuigen, toestellen en machines, karren en wagens
  • Per transportbeweging:
      • het aanbrengen van barcodelabels met objectnummer (hanglabels bevestigd met kabelbandje)
      • het reinigen (met borstel, stofzuiger en/of perslucht)
      • het transportklaar maken objecten (paletten, verhuisdekens, ...)
      • het voorbereiden van de opslagruimte (reinigen vloer en rekken, het indelen van de depotvloer in vakken met behulp van markeertape, het nummeren van de rekken met magneetstrips, het aanbrengen barcode-etiketten met standplaatscode)
      • het uitvoeren van het transport
      • het aanvullen van de digitale standplaatsregistratie m.b.v. de Adlib verhuismodule (Admove app Axiell).
 
Timing
 
  • Oktober 2015: het leegmaken van de opslagruimte in Zedelgem (ca. 150 stukken in 2 verhuisdagen)
  • Februari - december 2016: het verhuizen van de handwerktuigen, toestellen en machines uit Beernem (ca. 1.170 stukken in 9 verhuisdagen)
  • April - november 2016: het verhuizen van de karren en wagens uit Beernem (ca. 80 stukken, 6 verhuisdagen).
 
Praktische hulpmiddelen
 
  • Drie transpaletten
  • Twee paletliften
  • Polyethyleenpaletten
  • Industriële stofzuiger en handborstels
  • Markeertape en -toestel, magneetstroken
  • Barcodelabels en -etiketten, labelprinter met inktlint en onderhoudscontract, iPhone met scansleeve.
Evaluatie:
  • De verhuis van een omvangrijke collectie met grote stukken zoals machines, karren en wagens vraagt heel wat tijd en expertise. Dankzij de grondige digitale registratie van de collectie door het CAG  in Erfgoedinzicht was het mogelijk om de verschillende verhuisbewegingen goed voor te bereiden.
  • De Adlib-verhuismodule is een heel laagdrempelige tool om de digitale standplaatsregistratie tot een goed einde te brengen. Bovendien vormt het gebruik ervan een extra controle op de registratie en is de tool ook bij het verdere beheer van de collectie van dienst (toestandcontrole, bruikleenverkeer, intern transport, ...).
  • Het vervoer van historische karren en wagens is vlot verlopen met een takelwagen, mits een goede begeleiding en aandacht voor de kwetsbare onderdelen. De toestand van elk stuk werd namelijk genoteerd tijdens de registratie van de collectie, volgens de instructies van de Monumentenwachter-Interieur van de Provincie West-Vlaanderen.
Aanbevelingen voor gelijkaardige projecten:
  • Alles begint met een goede collectie-inventaris. Vooral de maximale afmetingen, de materiaalsoorten, de bewaartoestand en de standplaatsregistratie van elk object waren belangrijk voor het plannen en uitvoeren van de verhuis.
  • Verhuizen doe je niet 'tussen de soep en de patatten'. Voorzie voldoende tijd voor:
        • de voorbereidende werken (labelen, reinigen, verpakken, bestellingen bij leveranciers, ...)
        • het transport zelf
        • de afronding (digitale standplaatsregistratie, facturatie, ...)
        • eventuele onvoorziene omstandigheden.
  • Het transport van grote stukken vereist extra hulpmiddelen, zoals paletten, transpalet en paletlift. Spaar je rug en ga omzichtig te werk. Schakel tijdig extra hulp in van collega's.
  •  
  • Heb je onvoldoende kennis over landbouwcollecties? Wend je dan tot het CAG. Ben je niet vertrouwd met het transport van landbouwmateriaal? Win dan advies in bij een erfgoedconsulent of een beheerder van een gelijkaardige collectie (bvb. Karrenmuseum Essen). 
Contact:

Livia Snauwaert, depotconsulent registratie

livia.snauwaert@west-vlaanderen.be - 050 40 34 18

Wouter Lammens, depotconsulent behoud en beheer

wouter.lammens@west-vlaanderen.be - 050 40 34 39