U bent hier

Selecteren en afstoten

Selecteren en afstoten

Het doel van selecteren en afstoten is dubbel: de kwaliteit en samenstelling van de collectie verbeteren, en objecten een plaats geven waar ze het best tot hun recht komen.

Selecteren

Selecteren is bepalen welk object een plaats verdient in de collectie. Dat is in het verleden vaak te weinig gebeurd, waardoor depots nu vol zitten en selectie zich opdringt. Selecteer bij voorkeur vóór het object de instelling binnenkomt.

Bij selectie besluit je dus wat in de collectie kan blijven of komen, en wat wordt afgestoten. Afstoten of 'ontzamelen' gebeurt door de herbestemming, verkoop of vernietiging van objecten die niet meer in het collectieprofiel passen.

Voor publiekrechtelijke archieven gelden specifieke richtlijnen. Zij maken gebruik van selectielijsten. Richtlijnen en voorbeelden daarvan vind je op de website van het Algemeen Rijksarchief.


Afstoten

Afstoten is het in beheer en/of eigendom overdragen van (delen van) een collectie door:

  • Herbestemming
    • schenking, bij voorkeur aan ander museum
    • ruil
    • gebruik als onderdeel van een steuncollectie, bv. voor educatieve doeleinden
  • Verkoop (bij voorkeur NIET aan een ander museum)
  • Vernietiging: als herbestemming of verkoop niet mogelijk is.


Voordelen

  • Selectie en afstoting zorgt voor een scherper collectieprofiel en meer duidelijkheid, zowel voor het publiek als voor collega-instellingen.
  • Je vermijdt overvolle depots.
  • Je krijgt meer ruimte voor de kerncollectie.
  • Je krijgt een beter overzicht, wat hand in hand gaat met een betere bewaring: je detecteert sneller problemen.
  • Je vermindert de werklast en de kosten: elk te bewaren object brengt kosten met zich mee, neemt een plaats in, heeft specifieke eisen.

Conclusie: een goed selectie- en afstootbeleid zorgt voor een beter behoud van de collectie.


Nadelen

Selectie en afstoting is een arbeidsintensief proces dat een inspanning vraagt van de instelling en haar medewerkers. Het is aan te raden op voorhand een kosten-batenanalyse te maken.


Doen 

  • Beter voorkomen dan genezen: voer een strenge selectie uit aan de deur!
  • Stel duidelijke selectiecriteria op en neem ze op in het collectieplan. Alleen op basis daarvan kan je verantwoord selecteren. Toets de selectiecriteria aan de verzamelcriteria: die zouden overeen moeten komen.
  • Mogelijke selectiecriteria zijn:
    • de mate waarin een object past binnen het collectieprofiel
    • de culturele waarde van een object of deelcollectie
    • de toestand van een object
    • de beschikbaarheid van vergelijkbare objecten binnen de collectie of elders
    • de grootte van het object in relatie tot de ruimte in het depot
  • Als een object of deelcollectie niet voldoet aan deze (of andere) criteria, wordt het afgestoten.
  • Als het af te stoten object of de (deel)collectie aan het museum geschonken werd, moet je eerst de oorspronkelijke schenker (of erfgenaam) contacteren. Die kan het terugnemen. Als hij niet geïnteresseerd is, kan je de toestemming vragen om af te stoten.
  • Kijk eventuele schenkingscontracten of -overeenkomsten na. In de eigen schenkingsprocedure kan je opnemen dat een contract wordt ondertekend waarbij de schenker de volledige rechten afstaat aan de instelling.
  • Bied het af te stoten object altijd eerst kosteloos aan een ander museum aan. Ga actief op zoek naar mogelijk geïnteresseerde musea.
  • Duidelijke communicatie (intern en extern) over een afstotingsoperatie is aan te raden. Documenteer, communiceer en motiveer zorgvuldig om problemen te vermijden. Onderschat sociale media niet. Gebruik ze om over het proces te communiceren.


Laten

  • Neem beslissingen over afstoting nooit alleen. Raadpleeg altijd een collega en een (groep van) expert(s).
  • Verkoop tussen collectiebeherende instellingen geniet niet de voorkeur. Ga dan eerder over tot ruil of schenking.
  • Overdrijf niet. Doe geen stukken weg die tot de kerncollectie behoren en een leegte laten in de collectie. 

TIPS & TRUCS

De Nederlandse Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed vermeldt vijf hoofdmotieven voor afstoting:
  1. de opheffing of verandering van de missie
  2. geld genereren
  3. de verbetering van de collectie
  4. een passender plek vinden
  5. de beheerslast verminderen


Meer uitleg en praktijkvoorbeelden vind je op Collectiewijzer.

  • Heb geduld bij het zoeken naar een goede herbestemming.
  • Als afstoting geen optie is, overweeg dan langdurige bruikleen.
  • Laat je adviseren door externe experts.
  • Als pogingen tot herbestemming of verkoop tot niets leiden, kan je voor vernietiging kiezen. Documenteer dit proces zorgvuldig. Zo blijven er getuigen van het vernietigde object. Ook een afgestoten object blijft permanent in de collectieregistratie.
  • Steek niets in de doofpot: communiceer duidelijk over wat wordt afgestoten, waarom en hoe.
  • Raadpleeg de SPECTRUM-procedure voor afstoting (20)
  • Voor musea: raadpleeg de LAMO (Leidraad voor het afstoten van museale objecten), een initiatief van ICN, het huidige RCE.
  • In Nederland werd in 2013 een proefproject over bulkafstoting opgezet en afgewerkt. De ervaringen van dit project kan je lezen in het boekje 'Bulkafstoting in musea'.
Laatst gewijzigd op 25/04/2017