U bent hier

Verzamelen

Verzamelen

Verzamelen is een van de vier basisfuncties van een collectiebeherende instelling. In het collectieplan wordt vaak gesproken over verzamel-, verwervings-, acquisitie- of aanwinstenbeleid. In het plan bepaal je wat het beleid is en wat de procedures zijn voor het verzamelen.

Manieren van verzamelen

Verzamelen doe je op twee manieren:

Actief

Door zelf op zoek te gaan naar objecten die binnen je collectie passen:

  • aankoop
  • (permanente) bruikleen


Passief

Door giften:


Voordelen

  • In het verzamelbeleid geef je aan op welke manier de collectie wordt samengesteld en aangevuld. De lacunes of hiaten worden vermeld en kunnen vervolgens zinvol worden opgevuld.
  • Op basis van het verzamelbeleid kan je een aangroeischatting maken en bepalen hoeveel (extra) depotruimte je nodig hebt, bv. in het geval van een verhuizing of het vrijmaken van een extra depotruimte.


Doen

  • Maak weloverwogen keuzes. Dat is in het verleden vaak te weinig gebeurd, waardoor veel depots nu overvol zitten.
  • Stel verzamelcriteria op en maak ze bekend bij alle personeelsleden. Dan weet iedereen wat in de collectie wordt opgenomen en wat niet. Dit is ook belangrijk voor het baliepersoneel, bij wie de schenkingen binnenkomen.
  • Bepaal duidelijk wat wordt verzameld en waarom: stel prioriteiten. Baseer je hiervoor op het collectieprofiel en de missie van de instelling.
  • Neem in je collectieplan een duidelijke procedure op voor schenkingen. Dit zijn de vragen:
    • Wie neemt schenkingen aan en is verantwoordelijk?
    • Wat zijn de criteria?
    • Welke vragen stel je aan de schenker?
    • Welke voorwaarden stel je?
    • Naar wie verwijs je door?
    • Welke documenten moet ingevuld en ondertekend worden?
  • Als er zich een ernstig depotprobleem voordoet, zoals plaatsgebrek, en er zijn geen vooruitzichten op uitbreiding, kan je een schenkingsstop overwegen, maar normaal moet een duidelijke schenkingsprocedure volstaan.


Laten

Alles blindelings aannemen wat wordt aangeboden, zonder rekening te houden met het verzamelbeleid en de verzamelcriteria, is af te raden.

TIPS & TRUCS

  • Als je beslist een object op te nemen in het depot, zijn schriftelijke afspraken belangrijk over:
    • de procedure en aanpak bij een binnenkomend object
    • de personen die hiervoor verantwoordelijk zijn
  • Raadpleeg de SPECTRUM-procedures: Voorbereiding inkomend object (1), Inkomend object (2) en Verwerving (4).
Laatst gewijzigd op 07/11/2013