U bent hier

Calamiteitenplan - Hoofdstuk 1: preventie en risicoanalyse

Calamiteitenplan - Hoofdstuk 1: preventie en risicoanalyse

Maak een risicoanalyse op maat van het gebouw en de organisatie. Zo detecteer je de zwakke plekken en kan je preventieve maatregelen nemen of procedures ontwikkelen om in een noodsituatie de risico's te beperken.

teamverband

  • Een risicoanalyse maak je in teamverband. Betrek er collega's uit verschillende diensten bij die vanuit hun functie de risico's het best kunnen inschatten: de architect en/of technisch assistent, de dienst Conservering, de technische dienst, de financiële dienst, de veiligheidsdienst enz.
  • Vraag advies aan vergelijkbare erfgoedinstellingen en aan de brandweer en politie. De betrokkenheid van deze laatsten is cruciaal. 
  • Betrek er ook de lokale overheden bij. Mogelijk kan je afspraken maken om samen met de gemeente of andere erfgoedinstellingen in de omgeving een contract te sluiten met een bedrijf gespecialiseerd in het herstel van het materiaal. Je kan ook afspraken maken om de krachten te bundelen in verband met de evacuatie van het erfgoed of een nooddepot.

 

risicoANALYSE 

Risico's identificeren

Risico's voor mensen en voor erfgoed

Identificeer in de eerste plaats de risico's voor de mensen. In een erfgoedinstelling die toegankelijk is voor het publiek zijn er raakpunten met de veiligheidsdienst. Het is voor dergelijke gebouwen bij wet verplicht een noodplan uit te werken voor de evacuatie (personeel en bezoekers), het te actualiseren en het personeel op te leiden. Er is nood aan een taakverdeling: zo is er een onderscheid tussen taken van de coördinatoren en van de uitvoerders. Elke medewerker moet precies zijn taken kennen, zodat alle procedures vlot verlopen.  


Risico's op drie niveaus

Identificeer de risico's op het niveau van

  • de omgeving/locatie
  • het archiefmedium
  • het opslagtype  

 

Risicozones

Potentiële risicozones bevatten:

  • de locatie
  • de gebouwen
  • de omgeving
  • de opslag
  • de personeelsroutine
  • het vervoer

 

Risicofactoren

Houd rekening met de tien schadefactoren en met

  • veiligheid
  • werken aan het gebouw en onderhoud
  • elektronische sabotage
  • terrorisme
  • aardbeving/aardverschuiving, extreme weersomstandigheden, zoals hevig onweer met hevige regenval, stortvloed enz.

Er bestaan tal van vragenlijsten die  je helpen bij het identificeren van de risico's (zie links en downloads). 
Hieronder vind je zo'n vragenlijst over de omgeving van het gebouw. 


Omgeving/locatie
  • Ligt het gebouw in een risicovol gebied?
  • Staat het gebouw in een omgeving met gevaar voor overstroming of met regelmatige overstromingen?
  • Is het een historisch gebouw met brandgevaar?
  • Staat het gebouw in een omgeving gevoelig voor aardbevingen of aardverschuivingen?
  • Is er brandstichting of vandalisme gekend in de omgeving?
  • Is het gebouw een mogelijk doelwit voor terrorisme of andere gewelddadige acties?
  • Is het gebouw wind- en waterdicht?
  • Wordt de hemelwaterafvoer (goten enz.) regelmatig geïnspecteerd en onderhouden? 
  • Zijn er veiligheidsalarminstallaties voor brand, wateroverlast en inbraak? 
  • Zijn de ramen wind- en waterdicht?
  • Hoe oud is de elektrische bedrading? Is ze gevoelig voor aantasting door dieren?
  • Zijn er lekkende kranen of waterleidingen of andere toestellen met water die worden gebruikt in de omgeving van de collectie? Is er gevaar voor condensatie in de buurt van de collectie?

Archiefmedium

Vaak gaat het om verschillende media met hun eigen zwakke plekken. Het is altijd relevant om de materiële aspecten van een archief op zich en ook in het geheel te beoordelen. Lees hierover meer bij de schadefactor informatieverlies.
Het 'scoremodel digitale duurzaamheid' uitgewerkt door PACKED, Expertisecentrum Digitale Duurzaamheid, is een vragenlijst die je helpt de risico's op maat van je instelling te identificeren en evalueren.

Lees ook hoe je bepaalt of je nitraatfilms dringend moeten worden overgezet naar een andere drager.


Opslagtype

Zo veel mogelijk materiaal moet je in dozen bewaren. Rekken moeten stevig zijn om het gevaar voor vallen bij een calamiteit te verhinderen. Mobiele rekken bieden een goede bescherming tegen waterschade en zouden 's nachts gesloten moeten zijn, maar in een brand trekken ze krom en buigen ze, wat achteraf toegankelijkheidsproblemen kan veroorzaken. Mobiele rekken verhinderen mogelijk de ventilatie als ze slecht zijn ontworpen. Overkappingen geven extra bescherming.
Opslag is maatwerk. Lees hierover meer in het hoofdstuk bewaren en verpakken.

 

Risico's evalueren

Onderzoek of een calamiteit kan plaatsvinden en ga het effect ervan na op de collectie. Dat kan aan de hand van een risicokaart. Laat die invullen door het hele team (collega's, maar ook externen zoals de brandweer en politie) vanuit hun eigen visie en ervaring. De risicofactoren weeg je af met een kans-en-effectberekening.

In de risicokaart kan je het incidentmeldingsformulier verwerken (zie bij 3. Risico's controleren). Bij elk incident met gevaar voor schade vul je dat in, zodat je een beeld krijgt van potentiële gevaren. In het veld 'Historie' houd je de incidenten bij: dan heb je een beter beeld wanneer de potentiële risico's zich effectief voordoen in je eigen erfgoedinstelling. Telkens als een incident plaatsvindt, moet je de kans-en-effectberekening herbekijken, zodat je beter op maat kan prioriteren en investeren in maatregelen om de risico's bij een noodsituatie zo veel mogelijk te beperken.
Zie bij de downloads: risicokaart schaal kans en effect.


Risico's controleren

  • Risico's controleren op hun frequentie en effect op het erfgoed.
  • Risico's verbinden met de betrokkenen.
  • Terugkoppeling en herzien van de risico's met als doel: schade reduceren.

Het incidentmeldingsformulier vul je in wanneer zich een gevaarlijke situatie heeft voorgedaan. Je meldt dat aan de betrokken diensten en neemt samen met hen maatregelen waardoor het risico op schade verkleint bij een herhaling van het incident. Je volgt op of de maatregelen effectief zijn uitgevoerd en houdt ze ook bij op het incidentmeldingsformulier, de risicokaart en de identificatie van de risico's. Het incidentmeldingsformulier is een document dat de verantwoordelijken aanmoedigt om effectief in te grijpen.

Je houdt het best alle incidentmeldingsformulieren bij: dat kan nuttig zijn bij een evaluatie van de risico's op lange termijn.

Zie bij de downloads het blanco incidentmeldingsformulier.

TIPS & TRUCS

  • Aanpassingen en eenvoudige voorzorgsmaatregelen kunnen het gevaar op een ramp aanzienlijk verminderen of zelfs vermijden, en het effect minimaliseren. Zie hierover gebouw en inrichting/beveiliging tegen brand, water,...
  • Het risico controleren kan met detectiesystemen: alarminstallaties met brand-, water- en inbraakdetectie.
  • Als de waarschijnlijkheid laag en de potentiële impact klein is, is de meest effectieve benadering het risico aanvaarden. Tijd en geld investeren werkt hier eerder contraproductief.
  • Het digitale handboek Collectierisicomanagement van de Rijksdienst Cultureel Erfgoed Nederland is sinds oktober 2013 klaar. De applicatie is gratis en in de eerste fase vraagt de dienst terugkoppeling om in de definitieve versie rekening te houden met de feedback van de erfgoedinstellingen die het handboek hebben uitgetest. Doe mee aan de testfase!

 

Laatst gewijzigd op 17/09/2018