U bent hier

Calamiteitenplan hoofdstuk 2 - Voorbereiding

Calamiteitenplan hoofdstuk 2 - Voorbereiding

Voorbereiding is het proces van risicoreductie als de risico's eenmaal zijn geïdentificeerd in de risicoanalyse. Het is essentieel preventieve maatregelen te nemen die de kans op een calamiteit verlagen of de schade bij een noodsituatie beperken. Risicoreductie betekent dat je maatregelen bepaalt en toepast, zowel op het niveau van de depotruimtes als in de depotuitrusting en de informatica.

De voorbereiding bestaat verder uit: procedures in verband met het personeel (o.a. taakverdeling), de opleiding, het inoefenen en de evaluatie van het calamiteitenplan, de prioriteitenlijst, het onderhoud van de uitrusting, de verzekeringen en het beschikken over een nooddepot voor de tijdelijke opslag van het erfgoed elders.

Risico-reductie betekent maatregelen identificeren en toepassen zowel op het niveau van de depotruimtes als de depotuitrusting en de Informatica. 

De voorbereiding bestaat verder uit procedures in verband met het personeel (o.a. taakverdeling), de opleiding, het oefenen en de evaluatie van het calamiteitenplan, de prioriteitenlijst, het onderhoud van de uitrusting, de verzekeringen en een nooddepot voor tijdelijke opslag van het erfgoed elders.


Depotruimtes

Brandpreventie

  • Brand is vaak de grootste risicofactor.
  • Het is belangrijk een strikt rookverbod aan te houden. Geef duidelijk het rookverbod aan door stickers  bij elke toegang naar het gebouw  (vb. hoofdingang, ingang depot, ingang laad- en loskade).
  • Laat minstens jaarlijks het gebouw nakijken op brandveiligheid door de brandweer en volg hun aanbevelingen op.
  • Laat de passieve brandbeveiliging in kaart brengen en evalueren door de brandweer: vb. compartimentering, brandwerende deuren, brandkleppen ventilatie en de werking van de nooddeuren
  • Laat de actieve beveiliging nakijken op doeltreffendheid door de brandweer: branddetectie, brandblussers, signalisatie en noodverlichting (en gasdetectie als gas als energiebron wordt gebruikt).
  • Kies de juiste brandblussers voor het erfgoeddepot. zie hierover interne link naar beveiliging tegen brand
  • Laat bij een gebouw toegankelijk voor het grote publiek een interventieplan opstellen door de brandweer.  Dit dossier omvat het inplantingsplan met situering van het gebouw in de omgeving en toegangswegen, plattegronden van de evacuatieplannen per verdieping, de compartimentering, situering en inhoud van de sleutelkluis (passepartout voor alle sloten), de coördinaten van de verantwoordelijke van het gebouw; de uitrusting en de situering ervan (vb. gas, elektriciteit en water), de branddetectiesystemen en brandbestrijdingsuitrusting, de inventaris van de gevaarlijke stoffen, de situering van de hemelwaterputten en indien van toepassing de gasafsluiters en de gaskabine. Op die manier is de brandweer vertrouwd met het gebouw en kunnen ze sneller en efficiënter reageren bij brand.

Tips & Trucs

  • Bij constructies zoals valse plafonds breng je best branddetectie aan in het valse plafond
  • Vervang oude uitrusting die brandgevaarlijk is (zie onderhoud uitrusting)
  • Laat de elektriciteitsbedrading regelmatig nakijken. 

Onderhoud van de uitrusting

  • De controle van de uitrusting is niet alleen belangrijk om een calamiteit te vermijden, maar ook om bij een noodsituatie zeker te zijn dat de nooduitrusting functioneert. De controle van de uitrusting moet in het onderhoudsplan zitten.
  • Een voorbeeld van een dergelijke lijst vind je terug bij de downloads: onderhoud uitrusting.


Conditie van de bouwschil

  • Kijk het gebouw na of laat het nakijken op bouwkundige gebreken. Indien het erfgoed is gesitueerd in een historisch gebouw of een kerk, kunt u hiervoor aansluiten bij Monumentenwacht. zie link
  • Zorg voor een goede hemelwaterafvoer om waterschade te vermijden. zie hierover interne links schadefactor brand, water en beveiliging en organisatie en exploitatie
  • Maak een overzicht van de zwakke plekken op een plan.
  • Leg vast en hou bij wie je moet contacteren bij schade en wie de verantwoordelijkheid heeft.
  • Berg reinigingsproducten en ontvlambare stoffen zorgvuldig op.
  • Haal dagelijks vuilnis weg.
  • Las een verbod in op eten en drinken in het depot en roken in het hele gebouw.
  • Reinig de legplanken en ruimtes regelmatig.
     

Verbouwingswerken

  • Een gepland en gedocumenteerd onderhoud van het gebouw is noodzakelijk voor lange termijn denken in verband met preventie tegen waterschade, brand, diefstal, vandalisme en biologische aantasting. Hou een lijst bij waarbij het onderhoud van het gebouw wordt opgevolgd. Zie voorbeeld onderhoud gebouw bij downloads.
  • Zorg in de depotwerking voor een regelmatige controle van alle ruimtes, met aandacht voor de riscozones.
  • Zorg voor aanvullende voorzorgsmaatregelen bij verbouwingswerken. Zo bestaan er wettelijke bepalingen rond 'werken met derden'. Deze documenten bevatten onder andere een vuurvergunning (voor laswerken), een intern reglement voor werken en informatie-uitwisseling. Verder kan je nog specifieke documenten uitwerken zoals een werktoelating hoogspanning, werkoverleg elektrische installaties en algemene bepalingen waaronder de verplichting tot aanmelding, het rookverbod en verbod tot het gebruik van alcohol. 


Veiligheidsprocedures

  • Naast een brandalarm kan je best ook andere alarminstallaties plaatsen voor waterdetectie, gasdetectie en inbraak. Het inbraakalarm staat best in verbinding met de politie, het brandalarm met de brandweer. Je kan het ook verbinden met een meldkamer.
  • De politie geeft gratis advies over een beveiliging van het gebouw tegen inbraak. Laat u bijstaan in verband met een geschikte verlichting. Bomen of struiken rond het gebouw zijn onveilig want perfecte verstopplekken. Voor het omhakken van bomen heb je een kapvergunning nodig. Beschermde bomen mag je uiteraard niet omhakken. Vraag hierover raad aan je erfgoedconsulent bij het agentschap onroerend erfgoed.
    Leid het personeel op in het observeren van verdacht gedrag.


Terrorisme

  • Overweeg of je erfgoedinstelling het doelwit kan zijn voor een terroristische aanval. Collecties met militaria of opgezette dieren (experimenten met dieren) zijn dergelijke voorbeelden.
  • Vraag hierover raad aan de politie. 
  • Wees alert voor verdachte pakjes of een verdacht voertuig, werk hierover noodprocedures uit en onderhoud ze (zie noodreactie- en herstelplan, wordt weldra aangevuld).

 

depotuitrusting

Toets ook de uitrusting aan de risico's op brandschade, waterschade, inbraak enz. Zie voorbeeld depotuitrusting bij de downloads.

Ontvlambare chemicaliën of materialen

Beperk de opslag van ontvlambare vloeistoffen tot het minimum. Indien je ze toch nodig hebt, maak dan gebruik van een kast specifiek voor het opbergen van solventen en ontvlambaar materiaal en hou je aan de regels voor maximum opslag.
Fotografisch materiaal kan sterk ontvlambaar zijn: sla dit afzonderlijk en veilig op in bakken en in geschikte klimatologische omstandigheden, en bij voorkeur weg van gebouwen met een andere functie.


Veiligheid van de rekken

Volgende vragen zijn een hulpmiddel bij het evalueren van de veiligheid van de rekken.

  • Zijn alle rekken goed ondersteund?
  • Zijn ze verroest of is er kans op corrosie?
  • Is er een mogelijkheid om vrij te rollen?
  • Zijn er waterbronnen boven de collecties?
  • Bevinden de legplanken zich op minimum 1,5 cm boven de grond?
  • Zijn de doorgangen vrij of verhinderd door ander materiaal?


Brandvrije en waterbestendige opslag

Neem voor specifiek materiaal gevoelig voor brand of waterschade specifieke maatregelen.


ict-veiligheid

  • Consulteer de informaticadienst en werk een calamiteitenplan uit voor de data.
    Zorg dat er regelmatig een backup wordt gemaakt van de software en data op goedgekeurde media.
    Exsitu opslag is essentieel:zorg voor een veilige lokatie waar er geen risico is op brand, wateroverlast,…
    Zorg voor backups uit verschillende bronnen om te vermijden dat bij een defect alle gegevens verloren zijn.
    Controleer regelmatig de integriteit van de gegevens.
  • Hou cruciale data bij voorkeur bij op meer dan 1 type software om risico's op verlies door virussen of defect te vermijden. Antivirussoftware is de  beste bescherming tegen virussen. Maak ook gebruik van clean emergency start up discs op elke pc, voor een reboot na een virusaanval.
  • Netwerkveiligheid is complex en technisch: zoek professioneel advies  tegen virussen, toegangscontrole, het verzekeren van de menus en backup power supplies. Soms zijn firewalls nuttig.

 

taakverdeling

  • Zorg voor een duidelijke taakomschrijving van de medewerkers en leid hen hierover op. Het is essentieel dat iedereen vertrouwd is met zijn taken om een vlot verloop van de evacuatie te garanderen. Het oefenen van het calamiteitenplan kan hierbij helpen.
  • Hou een lijst bij met de contactgegevens per ploeg en hou deze actueel.
  • Bij een calamiteitenplan voor evacuatie zijn drie ploegen actief:
    • de crisisploeg of de bedrijfshulpverleners: de coördinatoren die zorgen voor het vlotte verloop van de evacuatie, de veiligheid en de beveiliging
    • de eerste interventieploeg: de uitvoerders die helpen bij de evacuatie, beginnende branden blussen,....
    • de collectiehulpverleners voor de evacuatie van het erfgoed: de depotmedewerkers of collectiebeheerders die vertrouwd zijn met de collectie en met arthandling in noodsituaties
  • Duid ook een persverantwoordelijke/communicatieverantwoordelijke aan voor de communicatie met de media.
  • Zie voorbeeld bij de downloads 'taakverdeling voorbeeld'.


rampenmelding

  • Meld op duidelijke plaatsen in het gebouw korte en makkelijk te volgen procedures om het alarm in te schakelen.
  • De calamiteitenwijzer uitgewerkt door het voormalige Instituut Collectie Nederland (nu Rijksdienst Cultureel Erfgoed) is hiervan een voorbeeld. Zie voorbeeld bij downloads: calamiteitenwijzer voorbeeld.

 

Waarschuwingslijst

  • Stel een cascadelijst op van de te contacteren personen in geval van nood.
  • Vermeld de kantoortelefoonnummers, het departement en de functie.
  • Vermeld ook de privetelefoonnummers en de gsmnummers van het crisisteam.
  • Geef aan het personeel dat buiten de kantooruren werkt deze lijst mee met korte instructies over de taakverdeling.
  • Zoek een middenweg in het aantal te contacteren personen, teveel is niet goed.


Communicatie

  • Het crisisteam en de collectiehulpverleners moeten kopies met de contacten thuis bewaren. In de lijst hoort ook een overzicht van de vakantieperiodes of van medewerkers die langdurig ziek zijn.
  • Je kan kiezen voor de cascadelijst volgens de hiërarchie van de te contacteren personen of volgens afstand van de site: wie het dichtstbij woont, wordt eerst gecontacteerd.


Verbinding met noodhulp

Overhandig een lijst met de sleutelhouders, hun adressen en telefoonnummers aan de lokale politie, maar hou rekening  met het feit dat dit niet mag botsen met organisatorische veiligheid betreffende rechtstreeks contact met de nooddiensten.
Deze lijst kan ook nuttig zijn voor andere diensten (vb. externe veiligheidsbedrijven).
 

Opleiding EN EVALUATIE calamiteitenPLAN

Organiseer op regelmatige basis een opleiding rond de hele  inhoud van het calamiteitenplan: hoe evacueren, alarmmeldingsprocedure, noodplan voor evacuatie van de mensen.
Vergeet niet de nieuwe medewerkers op te leiden en organiseer ook een opleiding in het herstel van de informatica. 

Overleg met de verantwoordelijke van het gebouw en de veiligheidsdienst hoeveel opleidingen je door het jaar zal organiseren. Maak een onderscheid tussen:

  • tabletopoefeningen (ook wel droge oefeningen genoemd) waarbij je overlegt en het plan samen doorneemt
  • oefeningen met bezoekers en met de brandweer
  • oefeningen zonder bezoekers en met de brandweer/zonder brandweer
  • specifieke oefeningen voor de evacuatie van personen
  • specifieke oefeningen voor evacuatie van het erfgoed met dummies (indien mogelijk bijvoorbeeld nat materiaal, complexe formaten,...)

Rampen gebeuren vaak na de kantooruren en moeten kunnen worden opgemerkt door buurtbewoners, poetspersoneel,... geef hen indien mogelijk eveneens een  korte opleiding op basis van de initiële actie: alarmeren
Vermijd dat alle info is opgeslagen in het hoofd van 1 persoon.
het is essentieel regelmatig te oefenen en ook  de externe diensten erbij betrekken: zo raak je meer vertrouwd met de taken en procedures en kan je het plan evalueren en bijsturen.


Opleiding en opfrissingscursus

  •  Deze houden in dat alle medewerkers vertrouwd zijn met:
    • procedures voor het inschakelen van het alarm en de evacuatie van het gebouw,  de nooduitgangen, verzamelpunten, en de verantwoordelijke voor de controle van evacuatie van bepaalde ruimtes
    • een opleiding in veilig en doeltreffend gebruik van brandblussers, maar nooit brand blussen als de  eigen veiligheid in gevaar is
    • het geschreven calamiteitenplan, bewust van hun eigen rol en verantwoordelijkheden en waar de nooduitrusting is opgeslagen
    • vertrouwd zijn met de verantwoordelijke van het gebouw en de veiligheid van de uitrusting, en procedures voor het melden en het opvolgen van problemen
  • Organiseer opfrissingscursussen op regelmatige basis. 

 

Jaarlijkse opleiding van de crisisploeg

  • Deze krijgen een meer gedetailleerde opleiding over de taakverdeling en de taakbeperkingen
  • Deze opleiding moet informatie bevatten over de directe aanpak en een gedetailleerde rondgang van het gebouw. Ook de crisisploeg moet oefenen met een simulatie van een calamiteit om beter vertrouwd te raken met de procedures en vaardigheid te ontwikkelen om te coördineren in een stresstoestand. 

 

Jaarlijkse herziening van de taken van de crisisploeg en de handleidingen met de procedures

Controleer regelmatig (elke vier maanden) de updates, signeer en dateer ze.

 

nooduitrusting

Noodreactie- en herstelplan

Zorg dat van het noodreactie- en herstelplan een voldoende aantal kopieën worden bewaard op strategische plaatsen en een kopie bij de nooduitrusting of calamiteitenkit.

 

Calamiteitenkit

  • Bewaar alle materialen samen en  afhankelijk van de grootte van het gebouw op meerdere veilige, makkelijk toegankelijke plaatsen.
  • Test het materiaal regelmatig uit: test elke vier maanden en hou een lijst bij met wie heeft gecontroleerd en de datum van de controle.
  • Minimum van inhoud: waterproof handschoenen, katoenen handschoenen, maskers, laarzen, helmen en zaklampen.
  • Meer uitgebreid: zie document nooduitrusting bij downloads: pas het aan volgens de behoeften van je erfgoedinstelling.

 

Regelmatige herziening en controle van veiligheidsmateriaal

De regelmaat wordt bepaald door de instructies van producent, hou hiervan een logboek bij.


Evacuatieplan

  • Vraag de evacuatieplannen per verdieping aan de veiligheidsdienst. Het is wettelijk verplicht deze op te hangen in een gebouw toegankelijk voor het publiek.
  • Indien je dit niet hebt, stel zelf per verdieping een plattegrond op met:
    • aanduiding van de uitgangen en nooduitgangen
    • aanduiding van de vluchtwegen
    • aanduiding van de lokatie van de brandmelders, brandblussers, brandhaspels, branddekens
    • en korte instructies over de actiepunten in een noodsituatie

Deze evacuatieplannen heb je nodig voor de noodreactie- en herstelplannen.


Verzekering

Overleg indien mogelijk met de verzekeraars om te informeren naar:

  • het doel van de verzekering: wat precies is verzekerd en voor welk bedrag? of
  • De waardetoekenning van het erfgoed realistisch is, waardevol/uniek materiaal heeft wel een afzonderlijke verzekering nodig;
  • Stel een begrenzing aan de waardetoekenning van de voorwerpen
  • Bepaal het maximum aan uitgaven dat de crisismanager mag uitgeven bij calamiteit;
  • Is er een extra verzekering nodig voor tijdelijke opslag of accommodatie buiten de openingsuren voor het personeel?
  • Is er een extra verzekering nodig om de gehuurde nooduitrusting te financieren?
  • Iis er extra verzekering nodig om het personeel te dekken die buiten de kantooruren werken bij een calamiteit?
  • Contacteer de verzekeraars zo snel mogelijk contacteren na de ramp. leg vooraf vast wie de verzekeraars zal contacteren. Is dit de verantwoordelijke van het gebouw of de financiële dienst?


Prioriteiten voor herstel

  • Een prioriteitenlijst is nodig om de topstukken eerst veilig te stellen. Dit betekent niet altijd als eerste de meest waardevolle stukken evacueren, het kan ook betekenen eerst de waardevolste stukken beveiligen. Indien een calamiteit plaatsvindt in één bepaalde ruimte (vb. waterschade), dan moet je uiteraard alle stukken uit die ruimte evacueren.
  • Bespreek vooraf met alle betrokkenen en ook met de experts welke stukken het meest waardevol zijn. Bepaal ook vooraf de criteria waarop je je baseert.
  • Na de ramp moet je bepalen wat gered kan worden en wat verloren is.
  • In de voorraad die gered zal worden stel je prioriteiten naargelang waarde,  de uniciteit en functie maar ook de fragiliteit.
    zie voorbeeld prioriteitenlijst bij downloads
  • Bij de prioriteitenlijst hoort ook informatie in verband met de standplaats, het hanteren en transport van de stukken. Het is handig vooraf op een plattegrond met de aanduiding van de rekken de standplaats van de meest waardevolle stukken aan te duiden.
  •  Het is ook mogelijk om met fluorescente kleurenlabels de meest waardevolle stukken aan te duiden. test wel uit of ze nog zichtbaar zijn bij noodverlichting. Hou de betekenis van de codes enkel voor de collectiehulpverleners (gevaar voor diefstal!)


Tijdelijke opvang

Zorg voor een lijst met mogelijke  nooddepots, maak vooraf afspraken met de instelling en controleer regelmatig of het nooddepot nog bestaat.

Laatst gewijzigd op 01/11/2018