Selecteren en herbestemmen

Selecteren

Selecteren is bepalen welk object een plaats verdient in de collectie. Dat is in het verleden vaak te weinig gebeurd, waardoor depots nu overvol zitten en selectie zich opdringt. Selecteer bij voorkeur vóór het object de instelling binnenkomt.

Bij selectie besluit je dus wat in de collectie kan blijven of komen, en wat wordt herbestemd.

Voor publiekrechtelijke archieven gelden specifieke richtlijnen. Zij maken gebruik van selectielijsten. Richtlijnen en voorbeelden daarvan vind je op de website van het Algemeen Rijksarchief.

Voor privaatrechtelijke archieven heeft de Werkgroep Privaatrechtelijk Archief (WPA) van de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie (VVBAD) een proeve van selectielijst opgesteld.

Herbestemmen

Wanneer je (delen van) een collectie afstoot, dan gaat de voorkeur uit naar het vinden van een nieuwe bestemming. 

• Herbestemming
  • schenking, bij voorkeur aan een andere collectiebeherende organisatie
  • ruil
  • gebruik als onderdeel van een steuncollectie, bv. voor educatieve doeleinden
• Verkoop (bij voorkeur NIET aan een andere erfgoedorganisatie)
• Vernietiging (als herbestemming of verkoop niet mogelijk is)

De wiki Collectiewijzer vermeldt vijf hoofdmotieven voor afstoting en herbestemming:

1. De opheffing of verandering van de missie
2. Geld genereren
3. De verbetering van de collectie
4. Een passender plek vinden
5. De beheerslast verminderen

Voordelen

• Selectie en herbestemming zorgen voor een scherper collectieprofiel en meer duidelijkheid, zowel voor collega-organisaties als voor het publiek.
• Je vermijdt overvolle depots.
• Je krijgt meer ruimte voor de kerncollectie.
• Je krijgt een beter overzicht, wat hand in hand gaat met een betere bewaring: je detecteert sneller problemen.
• Je vermindert de werklast en de kosten: elk te bewaren object brengt kosten met zich mee, neemt een plaats in, heeft specifieke eisen.

Conclusie: Een goed selectie- en herbestemmingsbeleid zorgt voor een beter beheer en behoud van de collectie.

Nadelen

Selectie en herbestemming is een arbeidsintensief proces dat een inspanning vraagt van de organisatie en haar medewerkers. Het is aan te raden op voorhand een kosten-batenanalyse te maken.

Doen 

• Beter voorkomen dan genezen: voer een strenge selectie uit aan de deur!
• Stel duidelijke selectiecriteria op en neem ze op in het collectieplan. Alleen op basis daarvan kan je verantwoord selecteren. Toets de selectiecriteria aan de verzamelcriteria: die zouden overeen moeten komen.
• Mogelijke selectiecriteria zijn:
  • de mate waarin een object past binnen het collectieprofiel
  • de culturele waarde van een object of deelcollectie
  • de toestand van een object
  • de beschikbaarheid van vergelijkbare objecten binnen de collectie of elders
  • de grootte van het object in relatie tot de ruimte in het depot.
• Verzamel zo veel mogelijk informatie over het object en registreer het goed (ook na herbestemming informatie in registratiesysteem laten).
• Opgelet met wetgeving en eigenaarschap, stukken die geschonken werden of die met behulp van subsidies werden aangekocht of gerestaureerd. Als het af te stoten object of de (deel)collectie aan het museum geschonken werd, moet je eerst de oorspronkelijke schenker (of erfgenaam) contacteren. Die kan het terugnemen. Als hij niet geïnteresseerd is, kan je de toestemming vragen om af te stoten.
• Kijk eventuele schenkingscontracten of -overeenkomsten na. In de eigen schenkingsprocedure kan je opnemen dat een contract wordt ondertekend waarbij de schenker de volledige rechten afstaat aan de instelling.
• Bied het af te stoten object altijd eerst kosteloos aan een andere erfgoedorganisatie aan. Ga actief op zoek naar mogelijk geïnteresseerde organisaties. 
• Stel steeds een overeenkomst op.
• Duidelijke communicatie (intern en extern) is aan te raden. Documenteer, communiceer en motiveer zorgvuldig om problemen te vermijden. Onderschat sociale media niet. Gebruik ze om over het proces te communiceren.

Laten

• Ga niet overhaast te werk.
• Neem beslissingen nooit alleen. Raadpleeg altijd een collega en een (groep van) expert(s). De herbestemming moet door de hele organisatie gedragen zijn.
• Verkoop tussen collectiebeherende instellingen geniet niet de voorkeur. Ga dan eerder over tot ruil of schenking.
• Overdrijf niet. Doe geen stukken weg die tot de kerncollectie behoren en een leegte laten in de collectie.