Verzamelen

Manieren van verzamelen

Verzamelen doe je op twee manieren:

Actief

Door zelf op zoek te gaan naar objecten die binnen je collectie passen:

• aankoop
• ruil
• (permanente) bruikleen

Passief

Door giften:

• schenking
• legaat

Voordelen

• In het verzamelbeleid geef je aan op welke manier de collectie wordt samengesteld en aangevuld. De lacunes of hiaten worden vermeld en kunnen vervolgens zinvol worden opgevuld.
• Op basis van het verzamelbeleid kan je een aangroeischatting maken en bepalen hoeveel (extra) depotruimte je nodig hebt, bv. in het geval van een verhuizing of het vrijmaken van een extra depotruimte.

Doen

• Maak weloverwogen keuzes. Dat is in het verleden vaak te weinig gebeurd, waardoor veel depots nu overvol zitten.
• Bepaal duidelijk wat wordt verzameld en waarom: stel prioriteiten. Baseer je hiervoor op het collectieprofiel en de missie van de organisatie.
• Maak de verzamelcriteria bekend bij alle personeelsleden. Dan weet iedereen wat in de collectie wordt opgenomen en wat niet. 
• Neem in je collectieplan een duidelijke procedure op voor schenkingen:
  • Wie neemt schenkingen aan en is verantwoordelijk?
  • Wat zijn de criteria?
  • Welke vragen stel je aan de schenker?
  • Welke voorwaarden stel je?
  • Naar wie verwijs je door indien de schenking niet kan worden aangenomen?
  • Welke documenten moeten ingevuld en ondertekend worden?
• Geef op je website informatie voor potentiële schenkers en/of informeer hen proactief over wat jouw organisatie hun kan bieden.
• Als er zich een ernstig depotprobleem voordoet, zoals plaatsgebrek, en er zijn geen vooruitzichten op uitbreiding, kan je een schenkingsstop overwegen, maar normaal moet een duidelijke schenkingsprocedure volstaan.

Laten

Alles blindelings aannemen wat wordt aangeboden, zonder rekening te houden met het verzamelbeleid en de verzamelcriteria, is af te raden.