Standplaatscontrole

DOEN

• De registratie van de objecten is niet alleen een taak van de registrator of depotbeheerder, maar ook van de onderzoeker, conservator, restaurator enz.  Leg op voorhand schriftelijke afspraken vast over ieders rol en toegang tot systeem.
• Organiseer minstens jaarlijks een standplaatscontrole.

METHODE

• Een standplaatscontrole van alle objecten in je depot is wenselijk, maar organisatorisch niet altijd haalbaar. De controle kan ook steekproefsgewijs, per objectsoort, locatie of legger enz. Maak op voorhand een overzichtelijke meerjarenplanning op wanneer welke objecten gecontroleerd worden. Hang de planning goed zichtbaar op een centrale plaats.

• De methode kan afhankelijk zijn van de collectie: een archief voert zijn controle op een andere manier uit dan een instelling met een archeologische of kunstcollectie. 

• De standplaatscontrole uitvoeren kan in twee richtingen: vertrek je van een record in de databank, dan moet je in staat zijn het fysieke object binnen de tien minuten terug te vinden. Vertrek je van het fysieke object, dan moet je checken of het object op zijn juiste plaats ligt en of de gegevens in de databank correct zijn.

• Belangrijk is dat je uit het collectie-registratiesysteem een goed werkdocument of rapport voor standplaatscontrole kan genereren en afprinten: bij de meeste software is deze optie standaard inbegrepen. Het rapport moet de volgende gegevens bevatten: inventarisnummer, standplaats en eventueel een kleine foto. Per record moet er ook de mogelijkheid zijn aan te vinken of het object zich op zijn plaats bevindt. Een bijkomend veld voor nota's of bijzonderheden kan helpen.

• Liggen alle objecten op de aangeduide plaats? Hoeveel procent van de collectie vond je niet terug? Maak na elke controle een verslag op en leg dit voor op een intern overleg. Gebruik dat rapport om toekomstige acties te formuleren in het beleidsplan van de instelling.

• Software voor collectieregistratie die een rapport voor standplaatscontrole op een soepele 'on demand'-manier kan samenstellen, heeft de voorkeur. Dat houdt in dat je de velden zelf kan kiezen. Zo kan je de bestandscontrole uitvoeren per object- of materiaalsoort, steekproefsgewijs, per lokaal of ruimte enz.

• Alle afwijkingen log je in het collectieregistratiesysteem. Een spoorloos object kan je registreren als 'standplaats onbekend'. Later kan hierop dan gezocht worden.

• Een degelijk geregistreerde bestands- en standplaatscontrole, met gelogde data en personen die ze uitvoerden, moet je steeds kunnen voorleggen als verantwoording. De registrator of depotverantwoordelijke kan een uitgevoerde bestandscontrole gebruiken als indekking bij niet-toewijsbare schade of diefstal. Gooi dus geen oude werkdocumenten weg. Digitaliseer ze desnoods en voeg ze toe aan het collectieregistratiesysteem.
• Alle registratiegegevens en mutaties moeten een traceerbare geschiedenis hebben, én elke wijziging, manipulatie of controle moet gekoppeld zijn aan een persoon die ze uitvoerde.