U bent hier

Conditie bepalen en opvolgen van boeken

Conditie bepalen en opvolgen van boeken

Hoe voer je een conditiecontrole uit? Wat is de oorzaak van de schade? Aan welke boeken moet je extra aandacht besteden? De Vlaamse Erfgoedbibliotheek ontwikkelde hiervoor het UPLA-model. 'UPLA' staat voor Universal Procedure for Library Assessment. De UPLA-methode geeft op een snelle manier inzicht in de toestand en raadpleegbaarheid van complete (erfgoed)bibliotheekcollecties.

Schadeatlas bibliotheken

De Schadeatlas bibliotheken is een hulpmiddel bij het uitvoeren van een schadeonderzoek van bibliotheekcollecties volgens de UPLA-methodiek.

Aan de hand van foto’s kun je uitmaken of een bepaald schadebeeld bij jou van toepassing is. De schadeatlas vertelt je ook hoe ernstig de schade is en wat de mogelijke oorzaken zijn. Afhankelijk van de ernst van de schade:

  • doe je regelmatig een nieuwe conditiecontrole;
  • verbeter je de bewaaromgeving en/of de verpakking;
  • beperk je het hanteren en transporteren van het boek (bv. door digitalisering);
  • roep je de hulp van een restaurator in.

Noteer de conclusie en aanpak op een conditieblad en/of in de inventaris, zodat je de schade kan opvolgen door de tijd heen.


Universal Procedure for Library Assessment (UPLA)

Wat is UPLA?

Sta je voor de uitdaging om een grote boekencollectie in haar geheel te controleren, maak dan gebruik van UPLA. Dit is een statistische methode voor schaderegistratie (idem: conditiedoorlichting) van een boekencollectie. De uitkomsten geven aan welk percentage van je collecties materiële aandacht verdient. Ze maken duidelijk waar bijkomende investeringen op het vlak van behoud en beheer nodig zijn. Zo ondersteunt UPLA het conserveringsbeleid en de beheerstrategie van een erfgoedbibliotheek.

Een UPLA-onderzoek verloopt altijd in drie stappen:

  1. Steekproef: per onderzochte collectie neemt men een steekproef van driehonderd items.
  2. Registratie: vervolgens registreert men van elk item de schade. Binnen UPLA hanteren we 22 schadevormen, verdeeld in vier groepen. In een eerste stap beoordeelt men de omvang van de schade. In een tweede stap kijkt men of het waarschijnlijk is dat de schade zal toenemen bij normaal gebruik.
  3. Analyse: nadat men de schadebeelden van de driehonderd geselecteerde items heeft geregistreerd, worden de resultaten automatisch gebundeld en gepresenteerd in de UPLA-databank.


De resultaten van UPLA

Een UPLA-onderzoek resulteert in een eindrapport. Dat geeft een algemeen overzicht van de problemen en de 'werkvoorraad' voor conservering binnen de bibliotheekcollectie. Een deskundige kan de cijfers die bij een screening zijn verzameld interpreteren en koppelen aan concrete adviezen.

De resultaten van een UPLA-onderzoek worden gebruikt om:

  • inzicht te krijgen in de fysieke staat van je bibliotheekcollectie;
  • een behouds- en beheerplan op te maken;
  • prioriteiten te stellen bij je preserverings- en conserveringsactiviteiten;
  • de effectiviteit van je conserveringsbeleid en de maatregelen die werden genomen op te meten;
  • je bestuur of externe subsidieverleners te overtuigen van noodzakelijke investeringen, aan de hand van een objectief rapport;
  • je medewerkers op te leiden en te sensibiliseren rond de problematiek van behoud en beheer.


UPLA uitvoeren

Een UPLA-onderzoek wordt uitgevoerd door een klein team van eigen medewerkers die begeleid worden door een deskundige. Deze medewerkers hoeven niet noodzakelijk geschoold te zijn in de preservering of conservering van bibliotheekcollecties. Belangrijk is dat ze de collectie goed kennen en overtuigd zijn van het nut van een schaderegistratietraject.

Om een volledig onderzoek efficiënt te laten verlopen en kwaliteitsvolle conclusies te trekken is de medewerking van een UPLA-deskundige noodzakelijk. Uiteraard kan een deskundige het onderzoek volledig voor jou uitvoeren. Toch raden we aan UPLA met eigen medewerkers uit te voeren, onder begeleiding van een deskundige. Zo druk je de kosten en bouw je intern expertise op.

 

Ondersteuning

De Vlaamse Erfgoedbibliotheek ondersteunt erfgoedbibliotheken die UPLA willen toepassen:

  • De Vlaamse Erfgoedbibliotheek leidde vijf UPLA-deskundigen op die een UPLA-onderzoek zelfstandig kunnen uitvoeren of die de medewerkers kunnen begeleiden bij een screening.
  • De Vlaamse Erfgoedbibliotheek stelt een koffer ter beschikking met alle hulpmiddelen om een screening tot een goed einde te brengen.


Meer informatie

www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be

Laatst gewijzigd op 06/03/2017