Conditie- en toestandscontrole

Doen

Algemeen

• Het tijdstip van de controle kan afhangen van de seizoenen. Bij een niet-geklimatiseerde ruimte gebeurt ze het best in de lente, bij het uitvliegen van de insecten. De schadeatlas kan hier als leidraad dienen. In een stabiele, geklimatiseerde ruimte zal het seizoensgegeven minder meespelen.
• Uiterst belangrijk is de correcte registratie van de schade. Een goede toepassing van de terminologie bevordert de uniformiteit. Het gebruik van een thesaurus of een duidelijke, op voorhand vastgelegde lijst van schadefactoren kan helpen.
• Registreer ook duidelijk welke schade actief, niet-actief, stabiel of instabiel is. Log alle opmerkingen op datum (als dat niet automatisch gebeurt) en op naam. Zo krijg je de geschiedenis van de schade en de behandelingen. In grotere collecties leggen de geregistreerde conditiegegevens de brug tussen de depotbeheerder en de restaurator.

Registratie van de conditiecontrole

• Controleer altijd de conditie van een voorwerp op het moment van de afgifte. Zo dek je je in tegen verdere schadeclaims.
• Plaats het voorwerp eerst in een quarantaineruimte om andere objecten te beschermen tegen mogelijke besmetting of aantasting door houtworm, schimmels en dergelijke.
• Plaats het object pas na controle van de conditie in het depot.
• Maak een beknopte omschrijving van de conditie en vermeld daarin beschadigingen en lacunes. Voeg steeds een afbeelding toe. Soms is een uitgebreide conditierapportage vereist en een beoordeling van de risico's, zowel voor mensen als voor andere objecten.

Registratie van de volledigheid

• Controleer bij ontvangst de volledigheid. Noteer eventuele ontbrekende stukken.
• Houd losse onderdelen van het voorwerp bij elkaar, bijvoorbeeld door ze in één verpakkingseenheid te doen. Neem desnoods een overzichtsfoto van alle stukken en plak die op de verpakking. Registreer altijd welke en hoeveel losse onderdelen er zijn; dan valt het sneller op wanneer er iets ontbreekt.
• Als het aantal objecten niet geteld kan worden, bijvoorbeeld bij een groot aantal potscherven, maak dan een aantekening van de omvang, bijvoorbeeld 'twee dozen'. Een andere oplossing is de verpakking met inhoud wegen.
• Pak een voorwerp dat verpakt wordt aangeboden voorzichtig uit. Registreer zo nodig hoe het verpakt is, bijvoorbeeld door het maken van foto's. Wanneer het object na enige tijd teruggaat, is het handig te weten hoe het verpakt was en het op dezelfde wijze terug te bezorgen. Objecten worden alleen zonder direct onderzoek aanvaard als het uitpakken door gespecialiseerd personeel moet gebeuren. Noteer dit op het ontvangstbewijs.